Праздник по предоплате

Инга Коростылева, автор «D`»

Профессионалы в области организации мероприятий — люди активные, творческие и амбициозные. Кризис очень сильно ударил по отрасли, но они держатся — благодаря наработанным связям и новым бизнес-концепциям

Фото: Fotolia / PhotoXPress.ru

Небольшой стартовый капитал, обширные связи и бесконечная работоспособность — вот и все, что требуется для открытия успешного агентства по организации мероприятий. Рабочий день ненормированный, доходы нестабильные, а начинать без опыта работы — чрезвычайно сложно. Все эти трудности, однако, с лихвой покрываются самым главным достоинством этого бизнеса: он никогда не бывает скучным и всегда приносит огромное моральное удовлетворение.

Ангел без офиса

Вера Лесовец — юная блондинка с огромными глазами. Пока речь не заходит о деле, трудно представить, что она способна управлять бизнесом. Ее event-агентство «Ангелы мегаполиса» совсем небольшое: развитию помешал кризис. «Мы открылись 8 августа 2008 года, а потом… всем известно, что было потом, — говорит улыбаясь Вера. — Поначалу у нас было множество заказов — даже на новогодние корпоративные вечеринки. К ноябрю почти все они были отменены, а бюджеты сохранившихся сократили в два—два с половиной раза». Поначалу помогли опыт и прежние связи. Перед тем как открыть свою компанию, Вера работала менеджером в другой фирме по организации мероприятий: занималась разными проектами — и развлекательными, и деловыми, вела их от начала и до конца. Уходя, она сообщила клиентам, что открывает свою компанию, — и некоторые последовали за ней.

«Первый же заказ, банкет для крупной японской фирмы, принес мне достаточно большое вознаграждение, — вспоминает Вера. — Я зарегистрировала фирму, потому что было уже ясно: мои услуги востребованы. Арендовала офис, купила мебель». Вскоре, когда количество заказов начало стремительно уменьшаться, Вере пришлось отказаться от офиса, а мебель перекочевала в гараж. «Теперь я понимаю, что допустила ошибку: не на то тратила деньги, — говорит Вера. — С офисом можно подождать, на первых порах он не нужен. Зато совершенно необходим эффективный инструмент продвижения — и это должен быть хороший сайт. С него и надо было начинать».

Насколько серьезно кризис отразился на отрасли, можно судить по тому, как существенно сократились расходы на мероприятия: от обычных корпоративов и банкетов многие отказались вовсе, на необходимые — вроде конференций и семинаров — теперь тратят в несколько раз меньше денег, чем раньше. Стандартное вознаграждение агентства составляет 10% стоимости заказа — легко себе представить, насколько сократились доходы event-компаний. «Поначалу оборот агентства был 1–1,5 млн руб. в месяц, потом положение резко ухудшилось — показатели снизились до нескольких сот тысяч, — отмечает Вера. — Сейчас ситуация постепенно налаживается».

При наличии опыта в организации мероприятий, базы подрядчиков и клиентов дело, как правило, продвигается довольно споро. И кризис в некотором роде этому способствует. «Сейчас несколько снизились ставки по аренде площадок, гонорары артистов, цены кейтеринговых компаний (выездных ресторанов). Конечно, это падение несравнимо с тем, насколько сократились бюджеты мероприятий. Однако подрядчики, с которыми у меня давние партнерские отношения, довольно охотно идут сегодня на уступки, делают скидки — и это позволяет мне формировать привлекательные предложения для моих клиентов. Наличие прочных связей — большой плюс в нашем бизнесе», — объясняет Вера.

Вера Лесовец: «Теперь я понимаю, что допустила ошибку: с офисом можно подождать, на первых порах он не нужен. Зато совершенно необходим свой сайт»

Фото: из личного архива

Искать клиентов поначалу нелегко даже опытному event-мастеру. Если у компании нет имени, приходится тратиться на рекламу: не только на сайт и контекстные объявления, но, например, на адресные рассылки, баннеры и прочее. «Наши затраты на продвижение сайта составили $3 тыс. — это обеспечивает одну из лидирующих позиций по ряду запросов в поисковых системах. Этим можно ограничиться, если средства не позволяют большего. Очень разумная инвестиция — наем опытного специалиста по продажам: того, который будет заниматься поиском новых клиентов, ходить на встречи с ними». Неразумно опираться только на рекламу — необходимо вести активный поиск клиентов. Большое подспорье — сайт HH.ru, где можно найти вакансии штатного event-специалиста или приглашения работать на аутсорсинге — и то и другое означает, что перед вами потенциальный заказчик. Будни молодого владельца event-агентства — это телефонные переговоры и встречи, причем первых поначалу куда больше, чем вторых.

Опытные event-менеджеры дороже молодых специалистов. Богатое агентство, безусловно, может позволить себе такие вполне оправданные траты. Но если стартовый капитал ограничен, то лучше нанимать начинающих менеджеров. «В отрасли все равно очень сильная текучка кадров: люди приходят к вам в компанию, работают за небольшие деньги, получают опыт и уходят в более крупные организации с повышением оклада, — объясняет Вера. — Это неизбежно: мало кому удается сформировать лояльность. Так что менеджеры могут быть молодые — они всему быстро научаться под вашим руководством».

Оптимальный стартовый капитал для входа на рынок event-услуг — $30 тыс. Вы сможете позволить себе хороший сайт (около $3 тыс.), отвести бюджет на рекламу (примерно $5 тыс.), нанять сейлз-менеджера и нескольких ключевых сотрудников с небольшим опытом работы. Оставшиеся деньги пригодятся, если потребуется провести выгодное с точки зрения пиара мероприятие, предоплаченное не целиком, а лишь на 50%. «Сейчас почти все работают по полной предоплате, — говорит Вера. — Однако есть крупные компании, которые оплачивают заказ после выполнения. От таких заказов нам, да и многим небольшим агентствам, приходится отказываться, даже если есть неплохие шансы выиграть тендер: собственных средств может не хватить. Так что наличие свободных денег, которые вы сможете пустить на выполнение заказа, будет большим подспорьем».

Вера организовала свое предприятие не в одиночку: соучредителем выступила ее мама, был и еще один партнер. Общий объем затрат не превысил $10 тыс., они давно окупились. В ближайших планах Веры — расширение агентства до двух действующих сотрудников: появится сейлз-менеджер, который возьмет на себя часть той работы, которую она пока выполняет сама.

Главное богатство компании — постоянные клиенты. Сохранить их — одна из основных задач. «Иногда поступают заказы на проведение деловых встреч — небольших, на несколько человек. Вообще это не наш профиль: такие заказы очень трудоемки, а доход приносят небольшой, — говорит Вера. — Однако, если клиент — крупная компания с большим бюджетом на мероприятия, известная на рынке и обладающая хорошей репутацией, отказываться не стоит. Такой заказ нужно выполнить не менее качественно, чем самый крупный. Потому что хорошая работа — это лучшая реклама».

Не пустые развлечения

Петросян Александр / PhotoXPress.ru

Теперь, когда свободных денег у компаний стало немного, их руководство со всей серьезностью подходит к тратам: ничего лишнего большинство фирм сегодня себе не позволяют. В разряд «лишнего» частенько попадают корпоративные вечеринки, банкеты-фуршеты для партнеров и клиентов и прочие увеселительные мероприятия, на которые еще год назад отводились десятки, а то и сотни тысяч долларов.

Татьяна Толкунова будто бы заранее почувствовала тренд: кризис еще не успел набрать силу и по-настоящему напугать россиян, а она уже приняла решение полностью изменить профиль деятельности своей компании. «Раньше это было обычное event-агентство, существовало с 2006 года и все время оставалось вполне успешным: мы организовывали мероприятия в Кремле, Лужниках, “Балчуге”», — рассказывает Татьяна. Но в апреле 2009 года она поменяла название, сайт, существенную часть прежней команды и главное — концепцию. Yes Agency стало агентством социальных и благотворительных мероприятий. «Под “социальными” мы подразумеваем и культурные, и спортивные, и детские, — говорит Татьяна. — Не все они благотворительные, но одна из основных задач нашей компании — ликвидация той пропасти, которая существует сегодня между коммерческими организациями и благотворительными фондами». Эта пропасть возникла по вполне объяснимым причинам. Каждое коммерческое предприятие, вкладывающее во что бы то ни было деньги, желает получить отдачу. А фонды не в состоянии организовать проводимому мероприятию соответствующую пиар-поддержку, сделать рассылки, дать адекватную рекламу. Этот конфликт между сторонами решает Татьяна и ее команда.

Кстати, на открытие новой компании ушло всего $5 тыс. — деньги потребовались на регистрацию и разработку сайта. «Формировать новое на базе старого, конечно, легче, чем с нуля, — признается Татьяна. — У меня было много знакомых как в сфере бизнеса вообще, так и в области event в частности. Не знаем мы проблем и с поиском заказов, и с вознаграждением: нам платят вперед».

Одно из самых масштабных мероприятий молодая компания провела 1 июня, в День защиты детей. В парке «Сокольники» появилась новая аллея, ее украсили лавочки авторской работы — каждая посвящена одному из фондов, осуществляющих помощь детям. На всех есть таблички с именами спонсоров. За организацию этого праздника, пресс-поддержку и табличку с названием своей фирмы последние и платят Yes Agency. «Многие мероприятия сейчас, в период кризиса, мы проводим “в ноль” — вкладываем свои деньги в собственный PR, что для молодой компании тоже хорошо, — говорит Татьяна. — Конечно, в ближайшем будущем хотелось бы нарастить обороты, а пока покрыть расходы нам помогают другие заказы — например, коммерческие выставки. Кроме того, в последнее время появились клиенты, которые и обычные корпоративы, и тим-билдинги хотят проводить с социальным подтекстом: людям надоели обычные тусовки, на которые уходит море еды, выпивки и денег. Им хочется новой смысловой нагрузки — и мы работаем над тем, чтобы ее обеспечить».

Татьяна Толкунова: «Очень важно найти хороших партнеров, потому что, если завтра у вас закончатся свои оборотные средства, их помощь будет незаменима»

Фото: из личного архива

Сегодня Yes Agency арендует офис совместно с другой фирмой. «Наши партнеры занимаются организацией выездных мероприятий за рубежом, — рассказывает Татьяна. — Для нас стало очевидным, что только совместными усилиями мы сможем добиться большого успеха. Вместе мы сможем охватить все возможные виды event-услуг. К концу года наши сайты будут взаимодействовать, а мы фактически превратимся в группу компаний».

Большие затраты на бизнес, связанный с организацией мероприятий, сейчас не оправданны: неизвестно, каким будет рынок даже через несколько месяцев. Если вы до сих пор работаете по найму, то делать свой собственный бизнес лучше не уходя с прежнего места работы — по крайней мере, пока не почувствуете, что агентство крепко стоит на ногах. «Напечатайте визитки и посмотрите, будет ли отклик. Ищите подрядчиков, занимайтесь разработкой сайта. Очень важно найти хороших партнеров: потому что, если завтра у вас закончатся свои оборотные средства, их помощь будет незаменима», — советует Татьяна.

Кризис существенно сократил конкуренцию на рынке услуг по организации мероприятий: компаний становится все меньше. Выживают те, кто способен предложить нечто необычное. «Мы стараемся постоянно придумывать что-то новое — например, активно продвигаем масштабный социальный проект “Я желаю всем счастья”, задача которого — снять социальную напряженность в обществе и объединить людей общей идеей счастья, добра, благотворительности. Также открываем дополнительное направление бизнеса — абонентскую PR-поддержку предприятиям. Словом, в нашем бизнесе никогда нельзя останавливаться: людям без идей здесь закрыт путь к успеху».